T.C.

BAHÇELİEVLER BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Halkla İlişkiler Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Kuruluş ,Dayanak ve Tanımlar

Amaç ve Kapsam

MADDE 1- (1) Bu Yönetmelik, Bahçelievler Belediye Başkanlığı Halkla İlişkiler

  Müdürlüğünün kuruluş amacı, faaliyet alanları, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Kuruluş ve Dayanak

MADDE 2- (1) Bu yönetmelik; 13.07.2015 25874 sayılı Resmi Gazete’ de yayınlanan

5393 sayılı Belediye Kanunun 48. maddesi ve Norm Kadro İlke ve Standartlarına, 5018 sayılı Mali Yönetim ve Kontrol kanununda belirtilen Görev, Yetki ve Sorumluluk ilkesine, 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa,4982 sayılı Bilgi Edinme Kanununa ve Bilgi Edinme Kanunun Uygulamasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat ile 13.05.2022 tarihli 2022/45 no’lu Belediye Meclisi kararına dayanılarak hazırlanmıştır.(2)Bahçelievler Belediyesi Halkla İlişkiler Müdürlüğü, 13.05.2022 tarihli 2022/45 no’lu Bahçelievler Belediye Meclisi kararına dayanılarak kurulmuştur.

Tanımlar

MADDE 3- (1) Bu yönetmelikte geçen;

a) Başkan Yardımcısı            : Halkla İlişkiler Müdürlüğünün bağlı bulunduğu  

                                                   Belediyesi Başkan   Yardımcısını,

b)Başkanlık                             : Bahçelievler Belediye Başkanlığını,

c)Belediye                               : Bahçelievler Belediyesini

d)Belediye Başkanı                 : Bahçelievler Belediye Başkanını,

e) Büyükşehir                          : İstanbul Büyükşehir Belediyesi’ni,

f) EBYS                                   : Elektronik Belge Yönetim Sistemini,

g)Encümen                             : Bahçelievler Belediye Encümenini,

h)Kariyer ve İstihdam Birimi : İş arayanları ve işverenleri bir araya getiren birimi,

ı)KEP                                     : Kayıtlı Elektronik Postayı,

i)Meclis                                   :Bahçelievler Belediye Meclisini,

k)Müdür                                 : Halkla İlişkiler Müdürünü,

l)Müdürlük                             : Halkla İlişkiler Müdürlüğünü,

m)Personel                              : Bahçelievler Belediyesi  Halkla İlişkiler Müdürlüğüne bağlı çalışanları

n)SDP                                     : Standart Dosya Planını,

o)Şef                                       : Bahçelievler Belediyesi Halkla İlişkiler Müdürlüğüne bağlı şefleri,

ö)Yönetmelik                         : Halkla İlişkiler Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder.

p)CİMER                                : Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi

p)Birim Sorumlusu                :Müdürlük çatısı altındaki , birime özel tüm sorumlulukların yerine getirilmesi hususunda gerekli denetlemeyi ve koordinasyonu sağlayan kişidir.

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat ve Bağlılık

Teşkilat ve Personel Yapısı

MADDE 4- (1) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir:

a) Kalem Bürosu 

b)  Engelli Hizmetleri Birimi

c)  Sivil Toplum Kuruluşları ve Muhtarlık İşleri Birimi

d)  Kariyer ve İstihdam Birimi

e)  Satın Alma Bürosu

f)   Çağrı Merkezi

g)  Cimer Şefliği

h)  Evde Bakım Hizmetleri Birimi

(2) Müdürlüğün personel yapısı aşağıdaki gibidir:

a)  Müdür

b)  Şef

c)  Memur

d)  İşçi

e)  Sözleşmeli Personel

d) İştirak Çalışanı

e) Diğer Personel

        (3) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili söz konusu ilgili müdürlüğün teklifi ve bağlı olduğu üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenleme ile geçerlilik kazanır.

Bağlılık

MADDE 5- (1) Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Belediye Başkan’ına veya Belediye Başkanı’nın görevlendireceği Başkan Yardımcısı’na bağlıdır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluk

Müdürlüğün Görevleri

MADDE 6- (1) Müdürlüğün görevleri aşağıdaki gibidir:

a)      Müdürlüğün temel görevi; Belediyenin hizmet politikası ve kurumsal değerlerine uygun olarak kurumsal kimlik ve iletişim politikası geliştirerek ve bu doğrultuda Belediyenin tanıtım çalışmalarını ; vatandaşlar, sivil toplum kuruluşları, medya ve kamuoyu ile ilişkileri yürütüp; Belediye yatırımlarının temel atma ve açılışları ile belirli gün ve haftalara ait organizasyonları gerçekleştirecek; hizmet alan gerçek ve tüzel kişilerin memnuniyetinin ölçümüne yönelik çalışmaların yapılmasını sağlar.

b)     İlçede yaşayan halka yönelik şehir içi ve şehir dışı olmak üzere sosyokültürel geziler ve organizasyonlar düzenler.

c)     Dezavantajlı gruplara (çocuklar, yetimler, kadınlar, engelliler ve yaşlılar) yönelik etkinlikler düzenler.

d)     Halka yönelik gerçekleştirilecek çalışmalarla ilgili akademik zeminde üniversitelerle iş birliği protokolleri hazırlar ve saha uygulamalarıyla bunların gerçekleştirilmesini sağlar. 

e)     Halkın gönüllü olarak yönetime katılması ve şehrine sahip çıkması için her türlü teşvik, destek ve organizasyonu gerçekleştirir.

f)      Müdürlüğün çalışma ve görev alanlarıyla ilgili ulusal ve uluslararası düzeyde yarışmalar ve ödül organizasyonları düzenler.

g)     Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişiler ya da mahkemeler tarafından görev alanına giren konular hakkında istenilen bilgileri verir, yazışmaları yapar.

h)     Belediye yönetiminin izlediği politikaları halka benimsetilmesi, doğru iletişim ile aktarılması, halkın yönetime karşı olumlu hisler beslemesinin sağlanması.

ı)    Halkla ilişkiler müdürlüğünün 7/24 vatandaşa hizmet edecek şekilde tasarlanması ve bu bağlamda üretilen teknolojik araçları kullanması.

i)      5018 sayılı Kanuna göre kurumun stratejik planı doğrultusunda yıllık bütçeyi hazırlar.

k)     Müdürlüğün 5018 sayılı Kanuna göre tüm taşınır işlemlerini yürütür.

l)      Belediyenin ulusal ve uluslararası düzeyde uyguladığı/uygulayacağı tüm kalite, çevre, iş sağlığı ve güvenliği, vatandaş memnuniyeti ve diğer iyileştirme çalışmalarına yönelik yönetim sistemleri, standartlar ve kabullerin getirdiği/getireceği politikalara uygun olarak iş ve işlemlerini yürütür.

m)   Müdürlüğe bağlı büroların belediyenin diğer birimleriyle koordineli biçimde çalışmalarını sağlar.

n)     Medya ve kamu ile ilişkiler yürütür, gerekli çalışmaları yapar.

o)     Belediye tarafından gerçekleştirilen faaliyetler, ziyaretler ve toplantılar için ikram ve promosyon ürünlerin teminini ve dağıtımını sağlar.

r)      Afet ve acil durumlarda ihtiyaç sahibi ailelerin barınma ve konaklamalarını sağlar.

s)      Yurtiçi ve yurtdışından Belediyemizi çeşitli organizasyonlardan dolayı ziyarete gelen misafirlerin konaklamalarını sağlamak.

t)      Anketler ve araştırmalar yaparak Bahçelievler ilçesinin sosyokültürel haritasını çıkarır

u)     Üniversiteler, kamu kurum ve kuruluşları, sivil toplum kuruluşları ve hemşehri dernekleriyle ortaklaşa program ve projeler yürütür.

(2) Müdürlük, bunlar dışında, mevzuatın öngördüğü diğer görevleri ile başkanlıkça verilen görevleri mevzuat çerçevesinde yapar ve yürütür.

Müdürlüğün Yetkisi

MADDE 7- (1) Müdürlük, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Kanuna dayanarak belediye başkanınca veya görevlendireceği başkan yardımcısının kendisine verilen görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

Müdürlüğün Sorumluluğu

MADDE 8- (1) Müdürlük, belediyenin stratejik planında ön gördüğü misyon, vizyon ve ilkeleri doğrultusunda hizmetlerini yerine getirmekle sorumludur.

Kalem Bürosu Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 9- (1) Kalem Bürosunun görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

a)      Müdürlüğün idari yazışmalarını yapar ve takip eder.

b)     Müdürlüğün demirbaş işlemlerinin Taşınır Mal Yönetmeliğine uygun olarak takibini yapar. Müdürlüğün ihtiyaç duyduğu demirbaş ve sarfiyat malzemelerinin teminini sağlar.

c)     Proje raporlamalarında finansal veri ve dokümanların oluşmasına destek verir.

d)     Müdürlükte çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vb. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan bir dosya tutulur.

e)     Müdürlüğün performans programı ve yıllık faaliyet raporunun hazırlanmasını koordine eder.

f)      Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

Sivil Toplum Kuruluşları ve Muhtarlık İşleri Birimi Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 10- (1)  Sivil Toplum Kuruluşları İlişkileri ve Muhtarlık İşleri Birimi görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

a)   Özellikle kültürel sanatsal etkinliklerin günlük yaşama katılması ve toplumun her kesimine yayılması, bu açıdan bir çekim alanı, bir kültür ve sanat merkezi olan Bahçelievler’de yöneticisinden sivil toplum kuruluşlarına, sanatkârından öğrencisine, resmi kurumundan özel sektöre ve uluslar arası alanda herkesime kültür ve sanatı yaymak amacıyla farklı kültürleri bir araya getirmeye yönelik çalışalar organize etmek

b)  Bahçelievler Belediyesi’nde katılımcı yönetim anlayışını geliştirmeye yönelik çalışmalar yapmak,

c)  Ailelere, kadınlara, çocuklara, engellilere yönelik eğitimler ve seminerler vermek

d)  Bölgemizdeki hemşehri dernekleri, vakıf ve kuruluşlar ile çeşitli zamanlarda kültürel tanıtımlarının yapılabileceği, hemşehri bilincinin ve aidiyet duygusunun da gelişmesi amacıyla çeşitli etkinlik,piknik,yemek, festival ve toplantılar düzenlenmek.

e)   Hemşehri dernekleri, Sivil Toplum Kuruluşları, Kamu Kurumları, özel şirketlerle koordinasyon ve işbirliğini sağlayarak ortak projeler geliştirmek ve uygulamalarda bulunmak.

f)   Belediye sınırlarımız dâhilindeki mahalle muhtarları aracılığıyla mahallelerinin sorunlarına ilişkin yazılı-sözlü müracaatlarının ilgili birimlere iletilerek, çözümüne çalışmak.

g)   Belirli periyotlarla muhtarlar ve Belediye yetkilileri arasında karşılıklı bilgi ve görüş alışverişi sağlanmak amacıyla toplantılar düzenlemek

h)   Muhtarların hizmetlerini sürdürürken karşılaştıkları çeşitli kategorilerdeki pek çok soruna zamanında müdahale ederek çözümler üretmek.

ı) Birim sorumlusu vasıtasıyla, birime özel tüm sorumlulukların yerine getirilmesi hususunda gerekli denetlemeyi ve koordinasyonu sağlamak.

i)   Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapmak.

Engelli Hizmetleri Birimi Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 11-  (1) Engelli Hizmetleri Biriminin Görev Yetki ve Sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

a)     İlçedeki engelli bireylerle ilgili kayıtları tutarak veri tabanı oluşturur.

b)      İlçedeki engelli bireylerin tekerlekli sandalye, hasta yatağı, hasta alt bezi vs. ihtiyaçları için yapmış olduğu başvuruları alarak değerlendirmek ve sonuçlandırmak.

c)     Engellilerin toplum hayatı ile bütünleşmelerini sağlayıcı ve kolaylaştırıcı çalışmaları yürütmek, sportif, sosyal ve kültürel aktiviteler yapmak, teşvik ederek ve yaygınlaştırmak.

d)     Üniversiteler, özel kuruluşlar, engellilere hizmet amacıyla kurulmuş vakıf, dernek ve bunların üst kuruluşları, kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarıyla ortak çalışmalar yaparak engellilere yönelik toplum temelli rehabilitasyon programları uygulamak.

e)     Belediyeye başvuran engelli ve ailelerine psiko-sosyal danışmanlık ve rehberlik hizmetleri vermek, engellilerle ilgili konularda eğitilmelerini, bilgilendirilmelerini ve bilinçlenmelerini sağlayıcı, konferans, seminer, sempozyum gibi etkinlikler düzenlemek.

f)      Engelliliği önlemeye yönelik kitap, dergi, broşür gibi basılı, sesli ve görsel yayınları hazırlamak, yayımlamak ve dağıtmak.

g)     Engelli ve aileleri için bilgilendirme, bilinçlendirme hizmetleri vermek, bu hizmetleri verecek personelin teknik bilgi ve beceriye sahip olması için gerekli eğitimi almasını sağlamak.

h)     Engellileri nitelikli işgücü haline getirerek, çalışma yaşamına katılmalarını sağlamak üzere mesleki rehabilitasyon ve eğitim programları için başvuran engellileri değerlendirerek uygun mesleki rehabilitasyon ve mesleki eğitimlerini vermek.

ı)   Engelli, yaşlı ve muhtaçlara yönelik berber ve kişisel bakım hizmeti vermek. Berbere gelecek durumda olmayan engelli vatandaşlarımızın berber ve kişisel bakım hizmetlerini hanelerinde yapmak.

i)      Yukarıda sayılan hizmetleri gerçekleştirmek üzere engelli merkezlerinin işletilmesini sağlamak.

k) Birim sorumlusu vasıtasıyla ,birime özel tüm sorumlulukların yerine getirilmesi hususunda gerekli denetlemeyi ve koordinasyonu sağlamak.

l) Bütün bu işlemlerle ilgili her türlü yazışmaları yapmak.

     m) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapmak.

Kariyer ve İstihdam Birimi Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 12- (1) Kariyer ve  İstihdam Birimi, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

a)     Kariyer ve İstihdam Birimine  başvuru yapan iş arayan ve iş veren kayıtlarını tutarak veri tabanı oluşturmak.

b)     İş arayan ve iş veren eşleşmesini temin ederek istihdama katkıda bulunmak.

c)     Üniversiteler, özel kuruluşlar, kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarıyla iş birliği yaparak istihdam artırıcı çalışmalar yapmak.

d)     Belediyeye başvuran iş arayanları doğru iş gücü haline getirerek, çalışma yaşamına katılmalarını sağlamak üzere mesleki rehabilitasyon hizmeti sunmak.

e)     Kariyer planlaması, doğru iş bulma teknikleri ve özgeçmiş hazırlama teknikleriyle alakalı broşür ve ilanlar hazırlar ve dağıtımını sağlamak.

f)      Kariyer hizmetleri noktasında seminer, konferans ve sempozyumlar düzenlemek.

g)     İstihdamı artırmak için iş veren ve iş arayanları buluşturmak.

h)     Stajyer başvurularını online alarak, stajyer isteyen firmalara stajyerlerin yönlendirmelerini yapmak.

i)      Birim sorumlusu vasıtasıyla ,birime özel tüm sorumlulukların yerine getirilmesi hususunda gerekli denetlemeyi ve koordinasyonu sağlamak.

ı)    Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapmak.

Satın Alma Bürosu, Görev,Yetki ve Sorumlulukları

               MADDE 13- (1) Satın Alma Bürosunun Görev Yetki ve Sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

a)     Müdürlük tarafından gerçekleştirilen faaliyetlerin gerekli satın alımlarını doğrudan temin veya ihale usulü ile yapar. İhale işlerinin hak ediş ve kesin hesap işlemlerini yürütür.

b)     Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

c)     Bütün bu işlemlerle ilgili her türlü yazışmaları düzenler.

Cimer Şefliği, Görev,Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 14- (1) Cimer Şefliği Görev Yetki ve Sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

a) Bahçelievler Belediyesi resmi internet adresinden veya gerektiğinde yazılı olarak Cimer ve bilgi edinme birimine başvuran vatandaşlara istedikleri bilgileri ulaştırmak,

b) Bahçelievler Belediyesine resmi kuruluşlar veya özel kuruluşlardan gelen bilgi edinme isteklerine cevap vermek,

c) Şefliğin  aylık ve yıllık faaliyet raporlarının hazırlanmasını sağlamak, gelişimi ve hedefleri kontrol ederek üstlerine bu konular hakkında bilgi vermek,

d) 09/10/2003 tarihli ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik çerçevesinde Bilgi ve Belgeye erişilmesi işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,

e) 2006/3 sayılı Başbakanlık Genelgesi doğrultusunda uygulanmaya başlayan CİMER yolu ile gelen talep ve şikayetleri ilgili müdürlüklere yönlendirerek yasal süresi içerisinde cevaplarının talep/şikayette bulunan vatandaşa dönmesini sağlamak,

f) Açık Kapı Projesi kapsamında gelen istek, öneri ve şikayetler konusunda vatandaşı yönlendirme, bilgilendirme ve çözüm üretme noktasında, kanun çerçevesinde yasal süre içerisinde olumlu ya da olumsuz cevap verilmesi kaydı ile tüm müdürlüklerle koordineli bir çalışma yürütmek, 

g) Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanmak.

h) Cimer Şefi, şefliğin iş ve işlemlerinin usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasından, kendisine verilen görevlerin gereği gibi yerine getirilmesinden, yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından Müdüre karşı sorumludur. 

ı) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

i) Bütün bu işlemlerle ilgili her türlü yazışmaları düzenler.

Çağrı Merkezi , Görev,Yetki ve Sorumlulukları

               MADDE 15- (1) Çağrı Merkezi  Görev Yetki ve Sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

a)     5393 Sayılı Belediye Kanunun 14. Ve 15. Maddeleri ile 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanuna göre vatandaşın istek, öneri ve şikayetlerini almak.

b)     Vatandaşın istek, öneri ve şikayetlerini ilgili birim ya da kurumlara yönlendirmek.

c)     İlgili mevzuattaki hak ve yetkileri kullanarak başvurulara çözüm bulmak ve başvuru sonuçlarını telefon ,sms,e-mail, ya da şahsen vatandaşa bildirmek.

d)     7/24 saat esasına göre vatandaşın istek, şikâyet ve önerilerini; karşılama personeli, canlı destek, mail, call center ,çağrı merkezi iletişim kanaları, web ablikasyonu , kios cihazları, e-devlet, yoluyla; alarak sonuçlandırmak.

e)     Müdürlüklerce düzenlenen sosyal ve kültürel etkinliklere katılımcı başvurusunu almak ve başvuruları ilgili müdürlüklere yönlendirmek.

f)      Sosyal yardım randevularını oluşturmak.

g)     Başkanlık makamından onay alınarak, vatandaş memnuniyet anketi yapmak.

h)     Birim sorumlusu vasıtasıyla, birime özel tüm sorumlulukların yerine getirilmesi hususunda gerekli denetlemeyi ve koordinasyonu sağlamak.

ı)    Bütün bu işlemlerle ilgili her türlü yazışmaları düzenler.

            i)   Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapmak.

             Evde Bakım Hizmetleri Birimi Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 16- (1) Evde Bakım Hizmetleri Birimi, görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.

a)     Sosyal Belediyecilik anlayışı ile bakıma muhtaç,engelli,,hasta,yaşlı,yatalak vb. durumlarda olan kişilerin başvurusunu almak ve  tespitini yapmak.

b)      Bakıma muhtaç kisinin kuaför-berber ihtiyaci, ev temizligi gibi kisisel temizlik ihtiyaçlarinin giderilmesini sağlamak ve kayıt altına almak.

c)     Birim sorumlusu vasıtasıyla, birime özel tüm sorumlulukların yerine getirilmesi hususunda gerekli denetlemeyi ve koordinasyonu sağlamak.

d)     Bütün bu işlemlerle ilgili her türlü yazışmaları düzenler.

e)     Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 17- (1) Müdürün görevleri aşağıdaki gibidir:

a)     Müdür, 6, 7 ve 8’inci maddelerde belirtilen görev, yetki ve sorumlulukların yerine getirilmesini sağlamakla yükümlü olup, başkanlık makamı ile başkanın görevlendirdiği başkan yardımcısına karşı sorumludur.

b)     Müdürlüğü temsil eder.

c)     Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler.

d)      Müdürlüğün tahakkuk amiri, harcama yetkilisi ve müdürlük personelinin amiridir.

e)     Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.

f)      Mevzuatın öngördüğü her türlü ek görevi yapar.

g)     Personeli arasında yazılı veya sözlü görev dağılımı yapar.

h)      Müdürlüğün, performans programı, yıllık faaliyet raporu ve bütçesinin hazırlanmasını sağlar. Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar.

(2) Müdürün yetkileri aşağıdaki gibidir:

a)  Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, başkanlık makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için gereken kararları ve tedbirleri alır ve uygular.

b)   Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunur.

c)    Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1’inci derece imza yetkilisidir. 

d)  Müdürlük emrinde görev yapan personele, ilgili yönetmelik çerçevesinde ödül ve takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu başkan yardımcısı ile başkanlık makamına önerilerde bulunur.

e)     Disiplin amiri olarak personeline, mevzuatta izin verilen disiplin cezaları verme yetkisine sahiptir.

f)     Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yapma, karşılaştığı aksaklıkları giderme yetkisine sahiptir. 

g)     Sorumlu olduğu tüm personelin yıllık, mazeret, hastalık, doğum, ücretsiz, vb. izin kullanış zamanlarını planlar ve kullanılmasını sağlar.

h)     Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan personelden birini müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirler ve başkanlık makamına onaya sunar.

ı)    Birimdeki tüm görevlilerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapar.

i)   Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla istişare yapar.

k) Müdür; yıllık, mazeret ve sağlık izni kullanacağı dönemlerde hizmetin aksamaması için gerekli tedbirleri almak zorundadır. Görev anlamında her personelin bir yedeği olması, personele görev, yetki ve sorumluluklarını öğretmesi gerekmektedir. Asil işi yapan ile onun yedek işini yapan personel aynı anda izne ayıramaz.

(3) Müdür 657 sayılı Kanun ve diğer belediye mevzuatının, kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.

Şefin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 18- (1) Şefin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

a)     Görevi gereği kendine havale edilen işleri mevzuat esaslarına göre yapar veya yaptırır.

b)     İşlerini plan ve programa bağlayarak iyi bir şekilde yapılmasını vaktinde bitirilmesini sağlar.

c)     Emrindeki personele iş dağıtımı yaparak onlara görev verir ve sonuçlarını alır.

d)     Müdür tarafından verilen görevleri müdür adına yürütür.

e)     Şefliğe ait iş ve işlemlerden müdüre karşı sorumludur.

f)      9, 10, 11, 12 , 13, 14. 15. ve 16. maddelerde belirtilen bürolardaki görevlerin yerine getirilmesi adına müdürün gözetiminde gerekli çalışmaları yürütür.

g)     Bu yönetmelikte belirlenen müdürlük görevlerinden kendisine tevdi edilenleri yerine getirir.

h)     Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

(2) Şef; Belediye mevzuatı ile diğer mevzuatın kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur. 

Personelin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 19- (1) Personelin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

a)     Personel, bu Yönetmelikte belirtilen iş ve işlemleri mevzuat çerçevesinde, emir ve talimatlar doğrultusunda gereken özen ve sürati göstererek yapar.

b)     Personel görevlerini yaparken mevzuatın tanımış olduğu tüm yetkileri kullanır.

c)     Personel iş ve işlemlerden amirlerine karşı hiyerarşik olarak sorumludur. Personel, görev tanımında yer almayan ancak amirleri tarafından göreviyle alakalı verilecek diğer görevleri de yerine getirir.

d)     Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, bu amaçlı etkinliklere olarak katılır.

e)     Bulunduğu pozisyonun gerektirdiği vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koyar. 

f)      İş bölüşümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışır. 

g)     Verilen işi öngörülen bütçe sınırları içerisinde kalarak en az maliyetle yerine getirir. 

h)     Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırır. 

ı)Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlar.

i)      Verilen direktife uygun iş ve işlemleri gerçekleştirir. 

j)      Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder.

k)     Tetkik işlerini, göreve gidecekleri yerleri ve yaptıkları, yapacakları işleri gizli tutar. Bu konuda yetkili ve ilgililerden başkasına açıklamada bulunmaz.

l)      Irk, sınıf ve unvan farkı gözetmeden her vatandaşa eşit davranır.

m)   Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel; korumak ve saklamakla görevli evrakı kendisinden sonra göreve başlayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz. 

ö)  Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin uyumlu ve düzenle yürütülmesi, personel arasındaki düzenin sağlanması için herkes, gayret ve çaba gösterir. Olumsuz bir durumda konu müdüre yansıtılır. Müdür bu konuda gerekli önlemleri alır.

r)   Belediye hizmetlerinde; hesap verebilirlik ilkesine uygun hareket edilir, uygulamalarda adaletli olmaya, kaynakların kullanımında etkili ve verimli olmaya çalışılır.

(2) Personel 657 sayılı Kanun ve diğer belediye mevzuatının, kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Görev ve Hizmetlerin İcrası,Görevin Alınması

MADDE 20-  (1) Müdürlüğün tüm personeline verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler elektronik ve/veya fiziksel ortamda kaydedilerek ilgilisine verilir.

Görevin Planlanması

MADDE 21- (1) Müdürlükteki iş ve işlemler müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.

Görevin Yürütülmesi

MADDE 22- (1) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

İş Birliği ve Koordinasyon, Müdürlük Birimleri Arasında İş Birliği

MADDE 22- (1) Müdürlük büroları arasındaki iş birliği ve koordinasyon müdür tarafından sağlanır.

Koordinasyon

MADDE 23- (1) Müdürlüğün yazışmaları başkanın veya yetki verdiği başkan yardımcısının imzası ile yürütülür. Müdürlüğün, belediyenin diğer birimleriyle olan yazışmaları müdürün imzası ile de yürütülebilir. İmza yetkisi devri hükümleri bu fıkradan istisnadır. 

ALTINCI BÖLÜM

          Evraklarla İlgili İşlemler ve Gelen - Giden Evrakla İlgili Yapılacak İşlemler

MADDE 24- (1) Müdürlüğe gelen evraklarla ilgili yapılacak işlemler aşağıdaki gibidir:

a)     Belediyeye her türlü kanal ile (şahsen, telefon, faks, posta, kurye, sosyal medya, vb.) gelen başvurular Başvuru Yönetim Merkezi’nde EBYS üzerinden alınarak dokümanlaştırılır.

b)     Başvurular, Başvuru Yönetim Merkezi tarafından konusuna göre müdürlüğe fiziksel ve elektronik ortamda sevk edilir.

c)     Müdürlük, gelen başvuruları kontrol ederek faaliyet alanına giren başvuruların sevkini fiziksel ve elektronik ortamda kabul eder.

d)      Müdürlüğe gelen başvurular EBYS üzerinden ilgili personele müdür veya yetkilendirdiği kişi eliyle doğrudan zimmetlenerek işlemlerin yapılması sağlanır.

e)     İşlemi tamamlanan evraklar müdürlük arşivinde fiziksel ve elektronik ortamda saklanır.

(2) Müdürlükten giden evraklarla ilgili yapılacak işlemler aşağıdaki gibidir:

a)   İşleme alınan başvurularla ilgili tüm iş akışları EBYS üzerinden çözümlenir. Süreçte elektronik ve/veya mobil imzalar kullanılır.

b)   Belediye içerisinde müdürlükler arası yazışmalarda giden evrak elektronik ortamda (iç yazışma gibi) gönderilir.

c)   Belediye dışında herhangi bir yolla (posta, kurye, vb..) gidecek evraklar, müdürlük tarafından hazırlanarak evrak çıkışını sağlayan birime gönderilir.

d)  Yazışma paketi ile üretilen belgelerin, belediye dışına KEP yoluyla ilgili kuruma elektronik ortamda mevzuata uygun bir şekilde gönderilmesi sağlanır.

e)   Müdürlük tarafından hazırlanan evraklarda, Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkındaki Yönetmelik dikkate alınır.

Arşivleme ve Dosyalama İşlemleri

MADDE 25- (1) Belediye içerisinde fiziksel ve elektronik arşivleme ile ilgili yapılacak işlemler aşağıdaki gibidir:

a)     Belediyeye dışarıdan gelen evraklar, Başvuru Kalem Bürosunda standartlara uygun olarak taranıp belediye elektronik arşivine kaydedilir. Tasnif edilen fiziksel evraklar, belediye genelini ilgilendiriyorsa belediye fiziksel arşivine, müdürlükleri ilgilendiriyorsa ilgili müdürlüğe gönderilir.

b)     Müdürlüklerde iş süreçleri boyunca belgeler elektronik ortamda oluşturularak birim elektronik arşivinde dosyalanır. İş süreçlerinde ıslak imza gereken ve fiziksel olarak üretilen evraklar ile Başvuru Yönetim Merkezi tarafından gönderilmiş olan fiziksel evraklar, müdürlük elektronik arşivinin yanında fiziksel arşivinde de dosyalanır. 

c)     Belediye içerisindeki tüm fiziksel ve elektronik dosyalama - arşivleme işlemleri SDP’ye uygun olarak yapılır.

d)     Müdürlük, müdürlük arşivinde saklama süresi dolan evrakları kurum arşivine devreder ve imha edilmesi gereken evrakları SDP’ye uygun olarak hazırlanan imha planına göre Bilgi İşlem Müdürlüğüne bağlı arşiv biriminin koordinasyonunda, imha komisyonunun onayının ardından imha eder.

YEDİNCİ BÖLÜM

Denetim ve Disiplin Hükümleri

MADDE 26– (1) Müdürün denetim ve disiplin yetkileri aşağıdaki gibidir:

a)     Müdür, tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.

b)     Müdür, disiplin amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler, Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

           Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

MADDE 27- (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat

hükümlerine uyulur. 

Yürürlük

MADDE 28- (1) Bu Yönetmelik hükümleri; 5393 sayılı Belediye Kanunun 18’inci maddesinin (m) bendi gereği belediye meclisince kabulüyle yürürlüğe girer.

Yürütme

            MADDE 29- (1)Bu Yönetmelik hükümlerini Bahçelievler Belediye Başkanı yürütür.