T.C. BAHÇELİEVLER BELEDİYE BAŞKANLIĞI

DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

           Amaç:

          Madde 1: Bu yönetmeliğin amacı Bahçelievler Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğünün teşkilat, görev, yetki ve çalışma esaslarını belirlemek üzere hazırlanmıştır.

          Kapsam :

          Madde 2: Bu yönetmelik Bahçelievler Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğünün görev, çalışma, usul ve esaslarıyla tüm personelin sorumluluklarını kapsar.

           Yasal Dayanak:

          Madde 3 : Bu yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanununa istinaden hazırlanmıştır.

 Tanımlar:

          Madde 4 : Bu yönetmeliğin uygulanmasında

a)  Başkan: Bahçelievler Belediye Başkanı’nı,

b)  Belediye: Bahçelievler Belediye Başkanlığı’nı,

c)  Müdür: Destek Hizmetleri Müdürü’nü,

ç) Müdürlük: Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nü,

d)  Birim: Destek Hizmetleri Müdürlüğüne bağlı birimleri,

e)  Personel: Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü, ifade eder.

          Kuruluş:

          Madde 5 : Destek Hizmetleri Müdürü,  Şef, İdari Personel  ve Memurlardan oluşur.

           Destek Hizmetleri Müdürlüğünün Görevleri:

           Madde 6: Belediyemiz Birimlerinin talebi, Üst yöneticinin Onayı ile gelen mal ve malzeme, Hizmet ve Yapım İşleri taleplerini 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunun ilgili maddeleri doğrultusunda; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılması ilkeleri doğrultusunda, talepleri en uygun şartlarda ve sürede temin edilmesini tesis etmek, İhaleleri sözleşmeye bağlayarak Sözleşmeden sonraki aşamaları ilgili birim tarafından yapılmak üzere İhale dosyalarını birimine göndermek.

            - 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu, İlgili Yönetmelik ve Genelgeler.

            - 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu

            - 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu, İlgili Yönetmelik ve Genelgeler.

            - 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu

            - 5355 Sayılı Mahalli İdare Birlikleri Kanunu

            - 3628 Sayılı Kanun ve Mal Bildiriminde Bulunulması Hakkında Yönetmelik.

            - 237 Sayılı Taşıt Kanunu.

            - 5437 Sayılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu

            - Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliği.

            - Taşınır Mal Yönetmeliği.

            - 657 Sayılı devlet Memurları Kanunu ile bunun ek ve değişiklikleri ve ilgili yönetmelikler.

            - Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği

            - Disiplin Kuruları ve Disiplin Amirleri Hakkında Yönetmelik.

            - Devlet Memurlarının Tedavi Yardımı ve Cenaze Giderleri Yönetmeliği.

            - İçişleri bakanlığı Mahalli İdareler ve Kurdukları Birliklere ait Eğitim ve Dinlenme

               Tesisleri ile Vilayet Evlerinin Yönetimi Hakkında Yönetmelik.

            - Asli Devlet Memurluğuna atananların Yemin Merasimi Yönetmeliği.

            - Memurların hastalık raporlarını verecek hekim ve sağlık kurulları hakkında yönetmelik.

            - Devlet Memurlarının çekilmelerinde devir ve teslim süreleri hakkında yönetmelik.

            - Müdürlüğün tabi olduğu sair mevzuat ile mevzuatın uygulanmasına ilişkin Başbakanlık ilgili Bakanlıklar ve Bahçelievler Belediye Başkanlığı Genelge, Talimat ve Bildirileri ile prensip kararları çerçevesinde olmak üzere.

           İşbu yönetmelik Bahçelievler Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğünün yapacağı tüm iş/işlem, alım ve ihalelerde uygulanacaktır.

          Destek Hizmetleri Müdürlüğü Personeli Görev ve Sorumlulukları:

          Madde 7:

A)   Destek Hizmetleri Müdürü:

1)     Yasa, tüzük ve yönetmelikle verilen görevlerden sorumlular için belirlenmiş ortak görev ve sorumlulukları yerine getirmek.

2) Birime ait evrak, arşiv ve diğer hizmetlerinin yürütülmesini, Müdürlüğe gelen yazı ve belgelerle ilgili birimlerin taleplerinin karşılanması ve bunlardan gerekenlerin Başkanlık onayına sunulmasını sağlamak.

3) Müdürlüğünde görevli elemanların disiplin ve çalışma düzenini sağlamak, gizli tezkiye varakalarını düzenlemek, onaylamak, yıllık izinlerini hazırlayıp üst yöneticiye sunmak.

4) Müdürlük ihtiyaçlarını tespit etmek, gerekli araç, gereç ve malzemenin temini için raporlar sağlamak

5) Satınalma faaliyetlerinin mevzuata uygun olarak gerçekleştirilmesini sağlamak

6) Müdürlük içindeki hizmetlerin usulüne uygun biçimde yürütülmesini sağlamak, bu amaç için gerekli tedbirleri almak ve aldırtmak.

7) Çalışma programları hazırlamak, stratejileri belirlemek ve uygulatmak.

8) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu gereğince Tüm müdürlüklerden gelen ihtiyaç olan      mal/hizmet ve yapım işleri alımlarının sağlıklı yürütülmesini denetlemek

9) 5018 sayılı Kamu Mali Kontrol Kanunu gereğince müdürlüğün bütçesini hazırlamak ve harcama yetkilisi olarak giderlerin tahakkukunu imzalamak,

B) Birim Bürosu:

        a) Şefin Görev, Yetki ve Sorumlulukları:

       1) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu’nun ilgili maddelerine göre İhale yoluyla yapılmasına karar verilen satın alma işlemlerinin ve 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 22. Maddesi Doğrudan temin işlemlerini kanun yönetmelik ve genelgelere göre yapılmasını sağlamak.

       2)  Müdürlüğümüz emrinde çalışan memurlar tarafından hazırlanan yazı ve dosyaları içerik ve biçim yönünden inceleyerek gerekli düzeltmelerin yapılmasını sağlamak.

       3) Görev ve sorumluluk alanındaki faaliyetlerin mevcut iç kontrol sistemi tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütülmesini sağlamak.

       4) Yapılacak ve Tamamlanmış olan evrak ve dosyaları ilgililere dağıtarak kontrollerini sağlamak,

       5) İşlemi bitmemiş evrakı ilgili memuru ile birlikte izleyerek sonuçlandırmak,

       6) İhale dosyalarını, doğrudan temin dosyalarını, gelen ve giden evrakların kayıt, çoğaltma, dağıtım, dosyalama, sevk ve arşivleme hizmetlerini izlemek ve yapılmasını sağlamak,

       7) Müdürlükte bulunan memurları hizmete ilişkin işlemler konusunda aydınlatmak, işlerin verimliliğini arttırmak için yöntemler geliştirmek,

       8) İhaleler ile ilgili düzenleyici işlemler zeyilnameler tesis etmek

       9) İhaleler ile ilgili dökümana ve ihale itiraz şikayetlere cevap vermek

      10) Birimini ilgilendiren konularda amirleri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

        c)  İdari Memur Personel görev ve sorumlulukları

1) Gerekli araç, gereç ve malzemelerin temininde ihtiyaçlarını tespit etmek, kayıtlarını tutmak

2)Mal ve Hizmet alımlarını mevzuata uygun olarak belirlenen satınalma yöntemleri ile gerçekleştirmek

3) Teknik şartname hazırlamak ve diğer Müdürlüklerden gelen Teknik şartnameleri kontrol ederek Mevzuata uygun hale getirmek.

4) Piyasada gerekli araştırmaları yaparak Teknik şartnameye uygun yaklaşık maliyet hazırlamak

5) Yaklaşık Maliyet çalışmasına göre Mali Hizmetler Müdürlüğünden Ödenek uygunluğu kontrolü yapmak

6) Ekap üzerinden İdari Şartname ve Sözleşme Tasarısını birbirine uyumlu olarak hazırlamak ve diğer işlemleri yapmak.

7) İhale ilan sürelerine dikkat ederek ilanları basın ilan kurumu ve kamu ihale kurumunda yayımlatmak.

8) İhale Komisyonu onay yazısını hazırlamak ve ihale komisyonuna tebliğ etmek.

9) İhale dosyası ile ilgili iş ve işlemleri süreçleri yönetmek.

10) İhale ile ilgili şikayet ve başvuruları değerlendirerek İhale yetkilisine sunmak; Onaylanan belgeyi ilgililerine bildirmek

11) İhalelere katılan tüm isteklilerin yasaklı olup olmadığına dair teyit belgesi almak.  

12) İhale günü komisyonu toplayarak ekaptan ihaleyi açarak değerlendirme süreçlerini yönetmek

13) Kesinleşen ya da İptal edilen Komisyon Kararını isteklilere bildirmek

14)  4735 sayılı Kamu İhale Kanunu sözleşme esaslarına uygun sözleşmeler düzenlemek.

15)  Yüklenicilerin talebi doğrultusunda iş deneyim belgeleri düzenlemek ve bu belgeleri onaylatmak

        d) Evrak Kayıt Memuru: Gelen-Giden evrak kayıtlarını yapmak. Dosyalama ile arşiv işlerini yapmak. Şef ve harcama yetkilisince verilecek görevleri yerine getirmek

        e) Taşınır Kayıt ve Kontrol Görevlisi: Destek Hizmetleri Müdürlüğüne alınan demirbaş eşyaların takibini yapmak, müdürlüğün ihtiyacı olan matbu evrak, kırtasiye ve demirbaş malzemelerin taşınır işlem fişi karşılığı merkez ambardan temin etmek, mali yıl sonu taşınır hesaplarını konsolide görevlisine teslim etmek. Müdürlüğümüze alınan mal ve malzemelerin 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrolü Kanunu çerçevesinde giriş ve çıkışlarını yapmak, depolamak, bunlara ait evrakı müspetiyle Tanzim etmek, birimlerin Taşınır Kayıt ve Kontrol Görevlisi tarafından Taşınır İstek Belgesi almadan kesinlikle mal ve malzeme verilmemesine titizlikle dikkat etmek,

Merkez konsolide görevlisi ile istişarede bulunmak ve görevleri en iyi şekilde kanun çerçevesi içinde yerine getirmektir.

Ambarın sevk ve idaresini sağlamak, Resmi Gazetenin 6 Şubat 1978 tarih ve 16192 sayısında Yayınlanan Ambar Memurlarının görevleri aşağıda belirtildiği gibidir:

a) Gerek hariçten satın alınarak veya gerekse işletme tarafından üretilerek veya

          İmal edilerek ambara giren demirbaş, madde,eşya, makina, taşıt ekipman malzeme ve Benzeri şeylerin kaydını tutmak,muhafaza etmek,bunları yangın,çürüme,bozulma gibi Her türlü tehlike ve zararlardan korumak,kendilerinin alamayacakları koruma tedbirleri İçin ilgililere yazılı olarak bilgi vermek teklifte bulunmak.

b) Ambar kayıtlarının bilgisayar ortamında tutulmasını sağlamak.

c)     Ambara giren malzeme ve malları tasnifli, tertipli ve iyi bir durumda muhafaza etmek.

d) Ambara giren (b) bendinde sayılan malzeme ve eşyayı yetkililerin yazılı Emirlerine dayanarak alındı karşılığında ilgililere vermek (Taşınır İşlem Fişi).

e)  Ambardan sevk edilecek mal ve malzemelerin sevk belgelerini düzenlemek.

f) Başka yerlerden gelen veya satın alınan malları muayene komisyonlarına muayene ettirmek ve ambara girişlerini düzenlemek.

         g) Ambar mizanlarını çıkarmak ve muhasebe ile uygunluğunu sağlamak.

          h) Ambarda saklanan malzeme ve eşyalarda meydana gelen hasarlar için

gerekli tutanakları düzenlemek, kayıtlardan çıkarılacak veya imha edilecek malzeme ve eşya için gerekli işlemleri yapmak, Harcama Yetkilisi’ne bilgi vermek.

ı) 18 Ocak 2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’ne uygun işlem yapmak.

i)                Yetkilerin verecekleri işleri yapmak.

f) Piyasa Araştırması Görevlisi: Destek Hizmetleri Alt Komisyon Üyesidir. 4734 Sayılı Kamu ihale Kanununun 19.20.21.22 Maddeleri kapsamında yapılacak ihalelerin yaklaşık maliyet çalışmalarını yapmak, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu çerçevesi içerisinde belediyemiz birimlerinin ihtiyacı olan mal ve malzemeleri şartnamesine, orijinalliğine ve numunesine uygun olarak en iyi şekilde piyasa araştırması yaparak fiyat teklifi almak. Fiyat tespit zabtı onayından sonra malzemelerin ilgili birim tarafından teslim alınmasını temin etmek.

Çalışma Sistemi :

Madde 8 :

A) Satın alma muamelelerinde ve işlemlerinde uygulanacak yasalar.

         Destek Hizmetleri Müdürlüğü tarafından yapılacak olan tüm ihalelerde ve Doğrudan temin alımlarında bu yönetmelikle belirtilen esaslar doğrultusunda 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu ihaleleri sözleşmeleri Kanunu sair hükümleri ile satın alma ile İlgili Yönetmelikler ve Bakanlar Kurulunca çıkartılıp Resmi Gazetede ilan edilen  Tebliğlerle o yılki bütçe kanununda belirtilen esaslar uygulanır.

B)    Satın alma İşlerinde yetki ve harcama yetkisi:

         Harcama yetkilisi Üst yöneticidir. Ancak Üst yöneticinin Birim Müdürünü yetkilendirmesi durumunda Harcama yetkilisi Birim Müdürüdür. Satın alma ile ilgili tüm yazışmalar ve ihale işlemleri Satın alma Talep Fişinden Ödeme Emri Belgesine bağlanması safhasına kadar Harcama yetkilisi uhdesindedir. Ancak harcama yetkilisi İhalelerle ilgili yazışma ve işlemleri yapmak üzere birim personellerini yazı ile görevlendirmek suretiyle tüm işlemlerin personel tarafından yapılmasını temin edebilir. Piyasa araştırma görevlileri her türlü alımlarda piyasa araştırması evraklarını imzalamak hususunda yetkilidirler.

         C) Destek Hizmetleri Müdürlüğünce bir malzemenin alınmasında ve bir işin yapılmasında takip edilecek usul ve sistem:

a)     Herhangi bir ihtiyacın temini ve işin yapılması için ilgili müdürlük isterse Talep Onayı alınarak ihtiyacını Destek Hizmetleri Müdürlüğünden talep edebilir. Bu Talep onayı yazısında üst yönetici’nin  Onayı bulunacaktır.

         Satın alma talep fişinde belirtilen malzemenin alınması veya o işin yapılması zarureti halinde Birim Başkan Yardımcısı denetiminde Destek Hizmetleri Müdürlüğü o işin ihalesi ile ilgili yasal işlemleri talep eden harcama birimi adına yapar.

         b) Destek Hizmetleri Müdürlüğünce ihalenin hazırlık işlemleri çabuk ve süratle eksiksiz olarak tamamlanacak ve İlgili Harcama yetkilisine onay için arz edilecektir. Mevcut ihale dosyasında yasanın öngördüğü tüm bilgilerle yazışmalar ve evraklar mevcut olacak lüzumsuz ve faydasız bilgilerle evrakların bulundurulması ve dosyanın anlaşılmaz hale getirilmesi kesinlikle önlenecektir. Özellikle belediye lehine en uygun fiyatla ihalenin/ alımın yapılmasını sağlamak amacıyla mümkün olduğu kadar fazla Fiyat araştırması yapılacak İhalelerde şeffaflığa önem verilerek yapılacak ihale için 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu’nda ve uygulama yönetmeliklerinde ön görüldüğü şekilde İhale dosyası hazırlanacak, İhale yapılıp sözleşme hazırlanıp Harcama yetkilisince imzalandıktan sonra ihale dosyasının aslı ilgili Müdürlüğe zimmetlenmek suretiyle teslim edilecektir. Dosyanın bir örneği müdürlüğümüzde muhafaza edilecektir.

         D) Komisyonun Teşekkülü ve Çalışma Usulleri: Her ihale için ihale dosyası hazırlanırken Komisyon teşkil edilerek Üst Yöneticinin onayına sunulur.

Muayene ve Kabul Komisyonu: 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu”nun Muayene ve Kabul Yönetmeliğine göre tanzim edilecektir.

         E) Satın alma ile ilgili tüm işlemlerde örnek formlar:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu”nun ilgili ihaleye göre Standart formlar uygulanacaktır.

F) Destek Hizmetleri Müdürlüğü tarafından yürütülen tüm işlemler ve yapılacak yazışmalar müdürlüğümüz bünyesinde çalışan Personeller tarafından süratle takip edilecek ve aksamadan yürütülecektir. İlgili Müdürlüklerin talepleri saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamak suretiyle en uygun yollarla ve en seri şekilde yerine getirilecektir.

Bu yönetmeliğin uygulanmasından Destek Hizmetleri Müdürü sorumlu olacaktır.  

Yürürlük :

Madde 9: İş bu Yönetmelik Belediye Meclisi Kararından sonra yürürlüğe girer. 

Uygulama :

Madde 10:  İş Bu yönetmelik hükümleri Bahçelievler Belediye Başkanı tarafından yürütülür.